Сегодня онлайн-общение занимает такое же важное место, как и встречи вживую. Онлайн-совещания, встречи с партнерами и работа удаленных команд стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Кроме этого, многие массовые события тоже уверенно переместились в онлайн-плоскость.

Лекции, семинары, конференции и просто встречи для знакомств и обмена опытом все чаще происходят в Интернете. В течение последних лет именно онлайн-события, и особенно онлайн-конференции, стали основным инструментом для того, чтобы завести новые бизнес-знакомства и расширить свой круг общения. Новые технологии и высокоскоростной интернет позволяют организовывать онлайн-события практически на том же уровне, что и традиционные офлайн-мероприятия. Более того, в онлайн-ивентах может участвовать намного больше людей и для них нет географических ограничений.

На первый взгляд организация онлайн-ивента кажется простой. Достаточно организовать конференцию на специальной платформе, например, в Zoom, и разослать приглашения участникам. Однако, далеко не все онлайн-мероприятия проходят успешно. Ниже мы собрали несколько практических советов, которые помогут организовать онлайн-ивент на наивысшем уровне.

1. Создайте особую атмосферу

Успех любого мероприятия зависит от того, насколько участникам интересно, весело и комфортно там находиться. Чтобы задать нужный тон и познакомить участников, организаторы в начале вечера часто предлагают гостям сыграть в небольшую игру, например, рассказать пару фактов о себе или вытянуть фанты с заданиями, которые помогут лучше узнать друг друга. В онлайн-мероприятиях игры тоже уместны. К примеру, участники могут разделиться на команды и сыграть в небольшую видео игру или даже отправиться в онлайн-казино, чтобы сыграть в онлайн-покер вместе. Во многих казино можно начать игру без депозита и даже получить бездепозитные бонусы.

Дружественную атмосферу создают любые действия, в которых у гостей возникает чувство общности и причастности. Еще один беспроигрышный вариант – это объединить офлайн и онлайн, например, подготовить так называемые «наборы участника конференции» и разослать их всем гостям. В таких наборах могут быть не только раздаточные материалы, но и, например, бутылка вина, если это уместно, или брендированные футболки. В этом вопросе все ограничивается лишь фантазией организаторов и бюджетом мероприятия.

2. Учиться играючи

Ученые давно доказали, что материалы, представленные в игровой форме, лучше запоминаются. Онлайн-мероприятия буквально созданы для того, чтобы привносить в них элементы игры и развлечения. Даже если это серьезное мероприятие в бизнес сообществе, всегда можно добавить развлечений в перерывы между обсуждением деловых вопросов. Например, во время пауз при смене спикеров можно организовать соревнования между участниками с интересными призами. Также хорошо себя зарекомендовали онлайн-дегустации, которые вполне могут заменить привычные кофе-брейки на офлайн-мероприятиях. Для того, чтобы организовать такую дегустацию, организаторы заранее рассылают участникам боксы с продуктами и напитками, но просят не открывать их до начала события.

Еще один пример удачного совмещения бизнес-мероприятия и игры в онлайн-ивентах – это различный смешной видео контент. Это могут нарезки из смешных публичных высказываний участников мероприятия, забавные аналогии с героями фильмов, крылатые фразы и многое другое. Главное, чтобы шутки и игры не отвлекали гостей от основной темы мероприятия.

3. Хороший спикер – залог успеха

Как известно, даже мероприятие с самым лучшим антуражем вероятнее всего потерпит крах, если на сцене будет выступать неинтересный спикер. В онлайн-мероприятиях требования к ведущим и гостям, которые будут говорить со сцены, жестче, чем в офлайн-событиях.

Как известно, при удаленном общении в онлайн-формате и прослушивании речей с экрана монитора человек быстрее теряет фокус внимания и концентрацию, чем если бы он сидел в зале и слушал спикера вживую. Соответственно, чтобы удержать внимание гостей, организаторам надо как следует постараться. Чтобы мероприятие прошло успешно, для спикеров важна хорошо поставленная речь. Кроме того, выступления следует делать более короткими по времени, чем в офлайн-мероприятиях. К тому же, перерывы между выступлениями должны быть чуть дольше, и здесь на помощь придут игры и развлечения, о которых шла речь выше.

4. Используйте подходящие сервисы для онлайн-встреч

Сейчас можно найти много специализированных сервисов для видеоконференций, которые помогают устраивать онлайн-мероприятия, будь то конференция на несколько тысяч участников или небольшая онлайн-встреча для нетворкинга. Такие сервисы можно использовать не только для обсуждения серьезных вопросов, но и для непринужденного общения и даже для игр онлайн.

Главное условие в выборе сервиса для организации онлайн-события – это понимание особенностей разных программ. Чаще всего программное обеспечение для онлайн-конференций отличается по количеству участников, которых можно подключить к событию одновременно, а также по продолжительности сеанса связи. Например, в популярном сервисе Zoom время конференции ограничено и не может превышать сорок минут, что не подходит для онлайн-вечера. В то же время, Skype и Google Hangouts позволяют пообщаться по видеосвязи подольше, но они могут подключить небольшое количество участников.

Для серьезных онлайн-событий рекомендуется использовать более специализированные сервисы и на случай технических сбоев иметь рядом с собой специалиста, который быстро сможет все уладить.